ทิปส์การใช้งาน Google Docs ช่วยเซ็นเอกสารง่าย ไม่ต้องยุ่งยาก

319 ครั้ง

23 ส.ค. 2565

แชร์ข่าวไปที่

หมดปัญหาการทำงานที่ต้องเซ็นเอกสาร ที่ส่งมาในรูปแบบไฟล์ ไม่ต้องยุ่งยากปริ้นออกมา เซ็นด้วยปากกา จากนั้นสแกนกลับเข้าสมาร์ตโฟน วันนี้แบไต๋มีวิธี เซ็นเอกสารบน Google Doc ไม่ต้องดาวน์โหลดหรือมีอุปกรณ์แท็บเล็ตที่มีปากกาให้ยุ่งยาก

ก่อนอื่นทำความรู้จักกับโปรแกรม Google เอกสาร หรือ Google Docs กันก่อน ซึ่งก็คือโปรแกรมที่ใช้พิมพ์เอกสารทั่วไป คล้ายกับโปรแกรม ไมโครซอฟท์เวิร์ด แต่เป็นการใช้งานและเก็บข้อมูลไว้ในระบบออนไลน์ผ่านการเปิดเบราว์เซอร์ ที่สำคัญคือใช้งานฟรี

โดย Google Docs มีฟีเจอร์เด็ด ๆ ไว้ให้ใช้งานเยอะ แต่ที่จะมาแนะนำ คือฟีเจอร์การเซ็นเอกสารบน Google Docs ไม่ต้องปริ้นออกมาให้วุ่นวาย เหมาะสำหรับผู้ที่ทำงานออฟฟิศ รวมถึงเหมาะคนที่ใช้ชีวิตแบบ New normal Work from home มาก ๆ โดยวิธีการแบบนี้ เรียกว่า การลงลายมือแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่บางออฟฟิศ ก็ยังไม่รองรับวิธีการนี้ อาจจะต้องใช้การเซ็นแบบเดิมไปก่อน

โดยขั้นตอนแรก นำเอกสารนั้น ๆ เข้าไปที่ Google Docs ตามปกติก่อน จากนั้นกดที่คำว่า "แทรก" ด้านบน เลือกฟีเจอร์ภาพวาดแล้วกดบวก ก็จะมีกล่องสำหรับวาดภาพแสดงขึ้นมา ให้เราเลือกเส้น เปลี่ยนเป็น ลายเส้น เท่านี้ก็สามารถเซ็นลายเซ็นได้อิสระได้ดั่งใจ โดยวิธีการคือ ใช้เมาส์เซ็นชื่อได้เลย และเมื่อเซ็นเรียบร้อย ก็ทำการเลื่อนภาพลายเซ็นของเรา ให้ตรงกับชื่อลงชื่อตามเอกสารที่ต้องการจะเซ็น เท่านี้ก็เรียบร้อย

นอกจากเรื่องการเซ็นชื่อแล้ว Google Docs ยังมีฟีเจอร์ดี ๆ อีกมากมาย ซึ่งสามารถเรียกใช้งานได้จากเครื่องมือ แทรก นั่นเอง เริ่มจากฟีเจอร์การอัปเดตสถานะความคืบหน้าของงาน โดยสามารถเข้าไปกำหนดค่าต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเอง เริ่มจาก เข้าไปที่หน้า Google Docs ก่อน แล้วกดเครื่องมือ แทรก จากนั้นเลือก เมนูแบบเลื่อนลง ระบบก็จะขึ้นมาให้เราตั้งค่า ว่าจะกำหนดคำเรียกของสถานะต่าง ๆ ว่าอย่างไร จะมีกี่สถานะความคืบหน้า แถมยังสามารถใส่สีสันต่าง ๆ เพื่อแบ่งแยกแต่ละสถานะได้อีกด้วย

ฟีเจอร์ต่อมา คือ ใส่วันที่ลงในเอกสาร โดยเข้าไปที่เมนูแทรก เลือกคำว่า วันที่ จากนั้นระบบจะขึ้นตารางให้เราเลือกวัน เดือน และ ปีที่ต้องการกำหนด โดยฟีเจอร์นี้ มีประโยชน์มาก ๆ เพราะการกรอกวันที่ด้วยการเขียนใหม่ทุกรอบ จะค่อนข้างช้า และอาจเกิดความผิดพลาดได้ ทั้งนี้หากใช้กับฟีเจอร์อัปเดตสถานะงานแล้ว จะเพิ่มความสะดวกสบายยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ในเมนู แทรก ของ Google Docs ยังมีอีโมจิสุดน่ารัก ให้เพิ่มเข้ามาในเอกสารได้ จะใส่ตัวหน้ายิ้ม หรือหน้าบึ้งลงไปก็ได้ เพื่อเพิ่มอรรถรสให้กับเพื่อนร่วมงาน แต่แนะนำว่า ถ้าเป็นงานจริงจังอย่าไปใส่เลย เดี๋ยวจะโดนหัวหน้าว่าเอา ขณะเดียวกันยังมีอักขระพิเศษเป็นลูกศร หรือสัญลักษณ์รูปแบบต่าง ๆ อีกมากมาย โดยเราสามารถค้นหาอักขรพิเศษได้ด้วยการวาดภาพลงในกล่องด้านข้าง

ติดตาม รายการ “แบไต๋ 7HD ไอทีและยานยนต์” ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 12.20-12.40 น. ทางช่อง 7HD กด 35